Hoe digitaal materiaal ontlenen?

Check of jouw activiteit in aanmerking komt om materiaal te ontlenen!

Wie kan ontlenen?

• Medewerkers en diensten van Groep Gent, Stedelijk Onderwijs Gent en District09
• Gentse organisaties en niet-stedelijke onderwijsinstellingen die laagdrempelige en kosteloze e-inclusie projecten organiseren

We lenen geen materiaal uit voor individuen, enkel aan organisaties en diensten van Groep Gent. Het materiaal mag enkel binnen de activiteiten van de organisatie ingezet worden, niet bij mensen thuis.

Voor welke activiteiten kan je ontlenen?

• Activiteiten die mensen vooruit helpen in de digitale wereld
• én plaatsvinden in Gent
• én gratis zijn voor de deelnemers

Kom je in aanmerking? Hieronder lees je hoe ontlenen werkt!

Voorbereiding bij je eerste ontlening: maak een profiel aan

Om te kunnen ontlenen moet je een profiel aanmaken. Dit verloopt ofwel via je medewerkersaccount (voor medewerkers van Stad Gent, SOG en District09) ofwel via 'mijngent' (voor organisaties en niet-stedelijk onderwijs). Heb je nog geen 'Mijn Gent' profiel, dan moet je dat eerst aanmaken. Meer info over het 'Mijn Gent' profiel.

 

Stap 1: Stel je ontleenperiode in

Om te zien wanneer welke toestellen beschikbaar zijn, moet je een start- en einddatum van je ontlening ingeven. Is je artikel niet beschikbaar? Probeer wat te schuiven met de begin- en/of einddatum.

Er zijn enkele beperkingen:

• De einddatum van je ontlening mag maximum 4 maanden in de toekomst liggen.
• De ontleentermijn voor de meeste items is beperkt tot 4 weken. Voor een aantal items is de termijn korter.
• Je mag maximum 8 keer per kalenderjaar ontlenen, met een totale duur van maximum 12 weken. Als je één van deze maxima overschreden hebt, dan zal je aanvraag niet goedgekeurd worden.

 

Stap 2: Voeg artikels toe aan je winkelmandje

Als je een artikel wil ontlenen, klik dan op 'meer info en bestellen', geef aan hoeveel exemplaren je wil ontlenen en klik op 'in mijn mandje'. 

Voor sommige artikels zijn er voorwaarden:

• een maximum aantal van dit item (bijvoorbeeld 'Ozobots')
• een maximum aantal van deze categorie (bijvoorbeeld 'tablets')

Als je de maxima overschrijdt dan krijg je een foutmelding.

 

Stap 3: Reserveer je items

• Ga naar je winkelmandje via de knop rechts bovenaan.
• Check of alles klopt. Je kan de aantallen nog wijzigen. Om de wijziging te bevestigen klik je op 'toepassen'.
• Alles in orde? Klik dan op de knop 'reserveren'.
• Vul alle velden van het reservatieformulier in
• Bevestig dat je akkoord gaat met het reglement en de voorwaarden.
• Klik op de knop 'indienen'.

Stap 4: Wacht op goedkeuring

We bekijken binnen de 5 werkdagen of je aanvraag voldoet aan de voorwaarden om te ontlenen. 

• Als je voldoet aan de voorwaarden krijg je een mail met de bevestiging van je ontlening.
• Als je niet aan de voorwaarden voldoen krijg je een mail met uitleg waarom je aanvraag niet aanvaard is.

 

Stap 5: Kom je ontlening ophalen

In de bevestigingsmail staat de datum waarop je het materiaal komt ophalen. Het materiaal staat op die dag voor je klaar tijdens de openingsuren die in de mail staan. Kan je onverwacht niet komen, laat het ons zeker weten! Als je zonder verwittigen het materiaal niet komt ophalen, dan annuleren we je bestelling. Als dit meerdere keren voorvalt kan je uitgesloten worden voor verder ontlening.

 

Stap 6: Gebruik het materiaal

We wensen je een leerrijke en plezierige activiteit toe! Check zeker ook de info die we vragen om te vermelden.

Tablets ontleend? Verwijder alle accounts na je activiteit!

We resetten alle toestellen voor de volgende ontlener. Bij tablets kan dit enkel als alle Google- en Apple-accounts verwijderd zijn. Als er nog een account op het toestel staat dan zal je moeten terugkomen om je paswoord in te geven zodat we de account kunnen verwijderen. 

Heb je tablets gebruikt voor een les of workshop waarbij deelnemers een eigen account instelden? Zorg ervoor dat ze die op het einde van de les verwijderd hebben. Zo vermijd je veel rompslomp en geloop achteraf.

 

Stap 7: Breng je ontlening terug

In de bevestigingsmail staat ook de datum waarop je het materiaal terug moet brengen. Respecteer deze datum, zodat we het materiaal kunnen klaarzetten voor de volgende ontlener. Je ontlening eerder terugbrengen is wel mogelijk. 

Bij het terugbrengen kijken we binnen de 48 uur na of alles volledig en in oorspronkelijke staat is terugbezorgd. Als blijkt dat het materiaal niet in orde is (bv. Apple-ID’s zijn niet afgemeld op de iPads) dan contacteren we je en moet je indien nodig terugkeren om het in orde te maken.

 

Heb je nog vragen over de Digitale Uitleendienst waarop je geen antwoord vindt op deze website? Neem contact met ons op via gentleentuit@district09.gent.