Reglement Digitale Uitleendienst

Voorwerp

Dit reglement stelt de voorwaarden vast waaronder District09 toelaat digitale materialen – laptops, tablets, etc - kosteloos te ontlenen uit de uitleendienst van District09.

Doelgroep en activiteiten

De materialen kunnen worden ontleend door volgende gebruikers en voor volgende activiteiten:

1. Medewerkers van District09

Enkel voor werkgerelateerde activiteiten.

2. Diensten van Stad Gent en OCMW Gent

Enkel voor werkgerelateerde activiteiten

3. Organisaties uit Gent – scholen, vzw’s en feitelijke verenigingen

Enkel voor activiteiten die de digitale vaardigheden van Gentenaars verhogen, plaatsvinden in Gent en gratis zijn voor de deelnemers.

Procedure

3.1. De aanvraag voor het ontlenen van materiaal moet minimaal een week voor de start van de ontleenperiode te gebeuren via het bestelproces op digitaleuitleendienst.gent.be.

De aanvragen worden in chronologische volgorde verwerkt.  Dit betekent dat de datum van de aanvraag primeert.

Er zijn een aantal beperkingen:

• De ontlener kan maximum voor drie weken materialen ontlenen.
• Er is een maximum aantal ontleenbare items per categorie.
• Er is een beperking op het aantal ontleningen per jaar. Als richtlijn hanteren we een maximum van 8 ontleningen en een totale duur van 12 weken per jaar.

Uitzondering hierop kunnen enkel mits grondige motivatie en na goedkeuring door District09.

3.2. Na het indienen van de aanvraag wordt een automatische melding van ontvangst verzonden. Binnen de termijn van 7 werkdagen wordt de aanvraag behandeld en krijgt de aanvrager feedback over de aanvraag tot ontlening. De aanvragen worden uitgevoerd volgens de beschikbaarheid van het materiaal.

3.3. De ontlener haalt zelf de materialen van de Digitale Uitleendienst op bij District09 (Bellevue 5, 9050 Ledeberg)  op de overeengekomen datum. Als de apparatuur zonder verwittiging van de aanvrager niet wordt opgehaald, kunnen latere aanvragen geweigerd worden.

3.4. De ontlener brengt zelf de materialen van de digitale uitleendienst terug naar District09 (Bellevue 5, 9050 Ledeberg) op de overeengekomen datum.

Bij het terugbrengen wordt binnen de 48 uur nagegaan of de apparatuur volledig is en in oorspronkelijke staat is terugbezorgd. Als achteraf blijkt dat het materiaal niet in orde is (bv. Apple-ID’s zijn niet afgemeld op de iPads) dan wordt de ontlener gecontacteerd en moet indien nodig terugkeren voor nodige aanpassingen.

Artikel 4

Support

Bij technische problemen kan er beroep gedaan worden op de District09 Helpdesk op (09) 266 09 99 en dit tijdens de openingsuren, nl. op weekdagen doorlopend van 7.45u tot 17.00u.

Artikel 5

Algemene bepalingen

5.1. De ontlener is aansprakelijk bij verlies, diefstal en/of beschadiging van ontleend materiaal volgens de regels van het gemeen recht. De ontlener moet het uitgeleende materiaal als een goede huisvader beheren en proper terugbrengen.De ontlener moet alle schriftelijke en mondelinge afspraken over het correct gebruik van het materiaal toepassen.

5.2. District09 is geenszins aansprakelijk voor ongevallen of schade aan personen of goederen ten gevolge van het gebruik van de materialen van de Digitale Uitleendienst.

5.3. In geval van diefstal moet de ontlener onmiddellijk aangifte doen bij de politie en zo snel mogelijk een kopie van het proces-verbaal te bezorgen aan District09.

5.4. Bij elk schadegeval moet de ontlener District09 onmiddellijk op de hoogte brengen en informeren over de vermoedelijke oorzaak, omvang en omstandigheden van de schade. De ontlener mag in geen geval zelf herstellingen uitvoeren.

5.5. De ontlener verbindt er zich toe het beschikbaar gekregen materiaal in geen geval verder te verhuren, te laten gebruiken door derden of te gebruiken voor andere doeleinden dan vermeld in de aanvraag.

5.6. Door het ontlenen van het materiaal verklaart de ontlener zich akkoord met alle bepalingen van dit reglement.

Artikel 6

Bijzondere bepalingen

6.1. Schade of diefstal tijdens een ontlening door een medewerker van District09

Artikel 46 van het arbeidsreglement van District09 is van toepassing.

District09 staat in geval van onopzettelijke schade in voor de herstelling of vervanging.

In geval van diefstal zorgt District09 na ontvangst van het proces-verbaal voor vervanging van het gestolen goed.

6.2. Schade of diefstal tijdens ontlening door diensten van Groep Gent

District09 staat in geval van onopzettelijke schade in voor de herstelling of vervanging. De kost daarvan wordt aangerekend via de maandelijkse financiële rapportering aan de leden.

In geval van diefstal zorgt District09 na ontvangst van het proces verbaal voor vervanging van het gestolen goed. De kost van vervanging wordt aangerekend via de maandelijkse financiële rapportering aan de leden.

6.3. Schade of diefstal tijdens ontlening door organisaties uit Gent

De ontlener moet de schade en de kosten van herstelling of vervanging vergoeden. Bij het vaststellen van herhaaldelijke schadegevallen kunnen nieuwe ontleningsaanvragen  geweigerd worden.

In geval van verlies of diefstal moet de ontlener de kost van de vervanging betalen.

Artikel 7

Specifieke extra bepalingen voor organisaties uit Gent

7.1. District09 moet als ondersteunende partner van het project opgenomen worden in alle communicatie van en over het project (in tekst en/of logo). Op vraag moet de ontlener een communicatievoorbeeld doormailen.

7.2. District09 mag de projecten waarvoor de materialen van de Digitale Uitleendienst worden ontleend kosteloos bijwonen.

7.3. De ontlener verbindt zich ertoe om, op vraag van District09, een kort verslag met foto te voorzien over de activiteit waarvoor het materiaal werd ontleend.

7.4. Als de apparatuur te laat wordt teruggebracht, kunnen verder aanvragen geweigerd worden.

Artikel 8

Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking vanaf 01/08/2019.